みなさん、こんにちは！
フリーランスエンジニアのKATSUMIです。
今回は、Microsoft Excel でのグラフ作成方法について詳しく解説します。
作成手順やコツ、用途に合ったグラフの選び方などを紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
Excelでのグラフの作り方
ここでは PC ショップの四半期別売上表を例に、グラフの作成方法を解説します。
このように数値が並んでいるだけでは比較しづらく、それぞれの数値の差異がイメージしにくいものです。そこで、この表をグラフにしてみましょう。
表を選択し、メニュー タブの［挿入］→［おすすめグラフ］を選択します。
表示される「グラフの挿入」ダイアログ ボックスの左側にある、「おすすめグラフ」のリストから、作成したいグラフを選択してクリックします。
以下のように、グラフが挿入されました。Excel では元の表データがあれば、このように簡単にグラフを作成することができます。
グラフ作成時のコツ
表内のどの数値を視覚化して閲覧者に訴求したいのかを考慮しながら作成すると、よりわかりやすくインパクトのあるグラフになります。
不要な要素はなるべく取り除き、グラフは大きく、文字は読みやすくするよう心がけましょう。
たとえば、先ほどのグラフで考えてみましょう。
PC ショップの 2021 年の四半期ごとの売上金額を比較したいのであれば、一番右側にある「合計」という縦軸要素は必要ないためこの縦軸を削除します。
「合計」の縦軸を削除するには、グラフ全体を選んだ状態で、右上の「グラフデータの選択」をクリックします。
ポップアップウィンドウに表示される一番下の「期別売上計」をクリックし、下の「ー」をクリックして、「OK」をクリックします。
続いて、右上の「行/列の切り替え」をクリックして、再度ポップアップウィンドウに表示される一番下の「合計」をクリックし、下の「ー」をクリックして、「OK」をクリックします。
その後、忘れずに再度「行/列の切り替え」をクリックして元の表示に戻すのを忘れずに。
続いて、表を見れば、「グラフ タイトル」はなくても何のグラフかわかるので、グラフ タイトルを消してみます。グラフ タイトルを選択して右クリックし「削除」をクリックします。
「グラフ タイトル」を削除すると、余白分がグラフ エリアとして自動で拡張されます。
さらに、デフォルトの凡例の位置は、文字が多く見づらいので、グラフ内の余白部分に移動します。
凡例を移動すると、その位置が余白となるので、グラフを縦に広げてみます。
変更前後のグラフを比べてみると、グラフが大きくなり、金額をあらわす縦軸の数値が細分化されたため読み取りやすく、インパクトがあるものとなりました。
変更前
変更後
見やすいグラフを作成するには、適したグラフの種類を選択することも重要です。
次に、目的に応じたグラフの選び方について解説します。
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グラフの種類と使用目的
Excel で作成できる基本的なグラフの種類と主な使用目的は以下のとおりです。
折れ線グラフ
折れ線グラフは、項目ごとの数値や金額データの増減を時系列で見るのに適しています。
売上推移や来店顧客の増減の推移をグラフ化するのに用いるとよいでしょう。
例からは、「パソコン本体の売上と期別売上計が同じような推移をしている」「周辺機器と消耗品の売上はほぼ横ばい」などの情報を読み取ることができます。
円グラフ
全体に占める割合を見るのに適しています。
売上全体に対する各部門の売上や、アンケート調査の回答の割合などをグラフ化するのに用いるとよいでしょう。
以下の例では、四半期ごと、部門ごとの売上割合を表しており、「売上全体の 6 割程度がパソコン本体の売上」といった情報を読み取ることができます。
棒グラフ
項目ごとの数値や金額データなど、連続性のないデータを比較するのに適しています。
データを棒グラフで見ると、どの項目が最大か、あるいは最小か、同程度のものはどれとどれかなどが一目でわかります。
以下の四半期売上の棒グラフでは、「期別の売上は第四四半期が最大で、第三四半期が最小」「第四四半期のパソコン本体の売上が他の四半期に比べ抜き出ている」「消耗品の売上は年間通じて平均している」など、売上の比較がより容易になりました。
積み上げ棒グラフ
棒グラフを積み重ね、複数の要素を盛り込むグラフです。
下の例のように、各部門の売上金額を積み重ね、期ごとの売上合計とすることで、データの全体量と全体に占める各要素の割合を示すことができます。
複合グラフ
1 種類のグラフでは対応できない、異なった要素のデータを並べて表示させたい時に利用します。
それぞれのデータの推移を確認しやすく、異なる指標のデータの相関関係が分かります。
下の例は、「四半期ごとの売上」という売上金額データと「顧客数」という人数データの異なった要素を組み合わせた棒グラフと折れ線グラフの複合グラフです。
まとめ
今回は、Excel でグラフを作成する方法について紹介しました。
グラフを有効活用することで、社内プレゼンテーション資料や営業用の社外資料などの訴求力を高めることができます。
グラフ作成を日常的に行い、より効果的な活用を実現しましょう。
この情報が、Excel上級者を目指す方々のお役に立てますと幸いです。
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